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社内DXとは?必要な理由や進め方、成功事例について解説

社内DXとは?必要な理由や進め方、成功事例について解説
DX

 働き方改革の推進や新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、社内DXの推進を検討している企業も多いのではないでしょうか。
DXはビジネスモデルを変革させる大きな取り組みであるためハードルが高く、なかなかうまく進まないと感じることもあるでしょう。
DXには、業務の一部見直しなど規模の小さな取り組みを行う「社内DX」というものがあります。

 本記事では、社内DXが必要とされる理由や進め方、成功事例について解説します。
社内DXに取り組みたいと考えている方は、ぜひ自社の取り組みの参考としていただければ幸いです。

  • DXについて身近なことから取り組んでみたい方
  • 社内DXの進め方にお悩みの方
  • 業務の効率化や働き方改革への取り組みを推進している方

1.社内DXとは?

 そもそもDX(デジタルトランスフォーメーション)とは、デジタルテクノロジーを活用して、組織やビジネスモデルなどの変革を行うことです。
 一方で、社内DXとは社内に限定したDXです。
DXは会社全体や顧客まで巻き込む大きな取り組みですが、社内DXは規模の小さな取り組みです。
契約書類の電子化や顧客管理のデータ化など、社内業務の一部見直しによって、社内の様々な業務の効率化や組織内の体制や働き方の変革を目的としています。 

2.社内DXが必要な理由

 社内DXが必要とされる理由は、以下の3つに大きく分けられます。

  • 全社的なDX推進につながる

  • 働き方改革を実現できる

  • BCP(事業継続計画)対策の強化になる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

2-1.全社的なDX推進につながる

 社内DXは、全社的なDX推進の足掛かりになります。
DXは規模が大きく、全社的な取り組みが必要となるため、実施のハードルが高いと感じるかもしれません。

 一方で、社内DXが目的とする業務の効率化生産性の向上であれば、日常業務にツールを導入したり契約書類を電子化したりするなどの身近で小さな取り組みなので、比較的取り組みやすいでしょう。
社内DXの一つひとつの取り組みは小さくても、全社的なDXの足掛かりになるものです。
まずは社内DXを実践することで、その後全社的なDXを進めやすくなります。

2-2.働き方改革を実現できる

 社内DXは、企業が直面する労働力不足働き方改革に対応するために、重要な役割を果たしています。
デジタル技術を活用することで業務プロセスの効率化や生産性の向上が可能となり、事業拡大やワークライフバランスの向上につながります。
フレックスタイムでの勤務やリモートワーク、時短勤務などの働き方にも柔軟に対応できるため、地理的な制約や個人の事情によって出社が難しかった従業員も働きやすくなり、これまで採用が難しかった人材の採用も可能になります。

2-3.BCP(事業継続計画)対策の強化になる

 社内DXの推進は、BCP(事業推進計画)の強化につながります。
BCPとは、自然災害が起きても事業を続けられる体制を整えるための計画です。BCP対策が不十分だと、事業が停滞し取引先からの信頼が損なわれる可能性があるでしょう。

 しかし社内DXでは、デジタル技術を駆使することでそういったリスクを軽減し、事業の安定的な継続を支えることができます。
社内DXがBCP対策に有効な例として、コロナ禍のような緊急事態の際の柔軟な対応が挙げられます。
リモートワークデータのクラウド管理などの社内DXが進んでいれば、限られた人員や拠点でも業務を続けることが可能です。

3.社内DXで実現できること

 社内DXにより、以下のようなことを実現できます。

  • テレワーク
    従業員は、場所に縛られない柔軟な働き方ができるようになります。

  • オンライン会議やビジネスチャット
    デジタルコミュニケーションツールの導入により、リアルタイムな意思疎通や業務連携が円滑になります。

  • 各種手続きや書類の電子化
    紙書類の電子化により、業務プロセスが迅速になり、情報のアクセスや管理が効率化できます。

  • 勤怠管理や経費計算の自動化
    勤怠や経費関連の業務を自動化すると、従業員と管理者の負担が軽減されます。

  • ワークフローの電子化 
    ビジネスプロセス全体を電子化することで、効率的なワークフローの構築が可能になります。

  • 定型事務作業の自動化
    定型作業を自動化することで、従業員はより高度な業務に時間を使うことができ、生産性の向上につながります。

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4.社内DXの進め方

 社内DXをスムーズに行うためには、計画的な実行がポイントです。ここでは、社内DXの進め方について解説します。

4-1.目的を明確にする

 社内DXを進める際には、最初に具体的な目的を定めることが重要です。
なぜDXを進めるのか、どのような変革を望むのかを明確にし、経営層や関係部門で共有することで、プロジェクトを一体化させます。
目的を定めないまま進めると、ツールやシステムの導入が目的となってしまい、本質的な変革が難しくなるでしょう。

 目的を具体的に定めることで、解決すべき課題が明確化し、最適なツールやシステムの導入が可能となります。

4-2.対応範囲を検討する

 次に、プロジェクトの対象となる範囲を決めましょう。
具体的にどの部門や業務に影響を及ぼすのかを明確にします。
対象範囲を決めることで、無駄なタスクの発生を防ぎ、スムーズなDX推進が実現します。

4-3.課題・改善点を洗い出す

 目的と対応範囲を明確にしたら、課題・改善点を洗い出します。
目的をもとに、日常業務における課題や無駄を特定し、優先順位をつけながら改善計画を立てます。

 改善点を洗い出すことで、ツールを導入したりコストをかけたりすることなく改善できるポイントが見つかることもあります。

4-4.ツール・システムを選定する

 社内DXの成功には、適切なデジタルツールやシステムの選定が欠かせません。
しかし、ツール・システムにはさまざまな種類があり、どれを選べばよいか迷うこともあるでしょう。
最も重要なのは、自社のニーズに適したツール・システムを選ぶことです。
他にも、既存システムとの連携や費用感、利用者の声などをチェックし、適切なツールを選びましょう。

 DX推進に役立つツールと選定ポイントについては、以下の記事で紹介しています。あわせてご覧ください。 

「DX推進に役立つツールを紹介!選定のポイントも解説」 

5.社内DXを推進するポイント

社内DXを円滑に進めるには、いくつかのポイントがあります。
ここでは、3つのポイントを見ていきます。

5-1.経営層が積極的に取り組む

 社内DXの成功には、経営層の理解と協力が欠かせません。
経営層に社内DXのメリットやプロジェクトの目的を伝え、理解を得ることでプロジェクト進行がスムーズになります。

現場の職員もDXを理解して協力することが必要ですが、経営層の後ろ盾があれば、全社的なDX推進や各部署の専任者の協力が得やすくなるでしょう。

5-2.DX人材を確保する

 プロジェクトの進行には、DXの知見やスキルを持った人材の確保が不可欠です。
具体的には、プロジェクトマネージャーやデザイナー、エンジニアリングマネージャーなどの人材がいるとよいでしょう。
人材確保には、IT技術の知見がある社内の人材を育成するか、実績のある外部の人材を採用する方法があります。

 DX人材の詳細や、従業員の知識・スキルを向上させる方法については、以下の記事をご覧ください。

「DX人材とは?求められる役割や必要とされる理由、人材確保の方法」
「DX研修とは?未来に向けた企業成長の軸となる人材を育成するために」

5-3.スモールスタートで行う

 社内DXは、一度に進めようとすると業務負荷がかかりうまく進みません。
まずは簡単な業務から取り組み、段階的にデジタル化していきましょう。
あまり予算をかけられない場合でも、低コストで始められる部分から手を付け、着実に進めていくことが重要です。

 アナログ管理が根付いている現場では、日報や勤怠管理などの定型業務から見直すのも手です。

6.社内DXの成功事例

 実際に、社内DXに成功している2つの企業の事例を紹介します。

6-1.コールセンター業務を効率化したソフトバンクの事例

 ソフトバンクは、コールセンター業務においてOCRとRPAを導入したことで、毎月6000件ある携帯電話の落とし物情報の入力業務を効率化しました。
これにより、10人のオペレーターが手作業で行っていた業務を1人で完結できるようになり、月200時間もの労力削減に成功しています。
通常業務に支障をきたすことなく、作業効率を大幅に向上させた成功例といえるでしょう。

6-2.年間1200時間の効率化に成功した三井住友海上火災保険の事例

 三井住友海上火災保険では、業務自動化と働き方改革が融合し、年間1200時間の労働時間削減を達成しています。
同社はVBAを活用したロボット400個の開発や、RPAの導入により、経理や保険金の支払いなどの業務効率化を進めました。
その結果、データ入力業務や処理が自動化され、働き方の多様性を支える社内DXが具現化しました。

7.社内DXからスモールスタートしよう

 DXは業務効率化企業の競争力強化に重要な取り組みです。
しかし、社内外を巻き込む一大プロジェクトのため、思うように進めるのは難しいかもしれません。
まずは社内DXで、日常業務の一部見直しなどの規模の小さな部分からデジタル化を図っていくとよいでしょう。

 本記事では、社内DXが必要な理由や進め方、成功事例などについてご紹介しました。
自社の社内DXに取り組む際のヒントとしていただければ幸いです。

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【この記事を書いた人】
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