導入事例 CASE STUDY

問い合わせ時の課題は、３つありました。

１つ目は、NASサーバの保守期間の終了時期が迫ってきており、早急にサーバ移行をしなければならなかったことです。
２つ目は、社内の共有フォルダに対し、全社員が全てのフォルダを閲覧できる状態にあったのですが、 プライバシーマークの取得を目指していたこともあり、アクセス権限の管理をする必要がありました。 ３つ目は、問い合わせ時はクラウドのことが何も分からなかったので、「データをすぐに移せて簡単に移行できるだろう」と考えていました。 私たちがクラウドやITに関する知識をほとんど持っていなかったことも課題でしたね。

複数社に問い合わせをして話を聞きましたが、ファイルサーバーのNASからのクラウド移行や、 アクセス権限の設定を行える環境のご提案をしてくださる会社はその半数以下でした。

最初は予算で決めようと思っていました。しかし各社さんの提案は様々で、A社さんからは「セキュリティーに関して高度な提案」 がありましたが「何をするにもパスワードが必要」という点が難ありでした。 B社さんからの提案は「金額が安く短納期」で良かったのですが「ログやバックアップに不安」という点が心配でした。

そんな中、サン・エム・システムさんの提案は、私たちのやりたいことがまとまっていて過不足がなく、総合的にみて良い内容でした。 具体的には、他社提案内容について不足が無いかを確認していただいたり、不要な部分は削ってくれたりと、 IT分野のサービス選定に慣れていない私たちにしっかり寄り添ってくれたのがとても助かりました。

私たちはファイルサーバのクラウド移行のことが全く分からない状態からご提案を聞かせていただいたのですが、 「こんなこともできるんだ！」という印象が大きかったです。 サン・エム・システムさんとやり取りをしてる上で、他社さんの提案では私たちの要件が満たされていないことがわかりました。 私たちが気づけなかった要件の整理から、手伝ってくれたサン・エム・システムさんの熱心な姿勢に打たれ、ここならITに詳しくない私たちでも大丈夫だと思い決めました。

クラウドに移行する前は、特に閲覧の権限を設けていなかったので、全社員が全ての共有フォルダにアクセスできていたのですが、移行を機にアクセス権限を設けました。 各部署ごとに秘密情報を管理できるようになり、とても助かっています。

クラウド移行したことによって、権限を管理する作業が新たに発生して、エラーが出ることもありました。 権限の管理やエラーへの対応など、やらなければならないこともありますが、その代わりに便利になったなと実感しています。 また、自分達で自由に権限の付与と削除ができるので、スピード感を持って対応できるのがいいですね。

導入当初は、クラウドについて右も左も分からない状態だったのですが、サン・エム・システムさんに作業ごとのマニュアルを作っていただいたので使いながら徐々に、 管理上発生する作業工数の目途が立ち、業務が上手く回せるようになってきました。 ただ、別のネットワークを使うときの手順など、まだよく分からず苦戦するときはあります。今後の課題ですね。

今回の導入では、私たちの理想であった、「NASからのクラウド移行」と「アクセス制限」が実現できたので、とても満足しています。 私たちは自社サーバからの乗換えだったのですが、クラウドに移行したことにより、会社外のいろんなスペースでも作業できるように設定が可能となりました。今後は外出先にいる営業メンバーも外部からサーバに自由にアクセスできるようにし、利便性をさらに向上させたいと思います。

クラウドに移行する前は、特にフォルダの閲覧権限を設けていなかったので、全社員が全ての共有フォルダにアクセスできていたのですが、 移行を機にアクセス権限を設けました。以前は部外秘のファイルにパスワードをかけていましたが、各部署ごとに秘密情報を管理できるようになったため、 パスワードをかける必要がなくなりとても便利に感じています。

秘密情報管理に対応できたため、会社として目指しているプライバシーマーク取得に近づけました。

サン・エム・システムさんに発注してよかったなと思う点は、IT知識のない素人だった私たちにも、丁寧に説明してくれたことです。 これはイレギュラーな事態だったと後になって分かったのですが、自社サーバ側の状態が悪かったため、予定外の大きな対応が発生しました。 その際に「この時間にやってほしい」などの当社からのお願いに対しても、夜間を通して親身になって対応してくれたので、とても感謝しています。

導入が完了するまで、ちょっとだけ聞きたいことがあった時にチャットツールで連絡できたり、週次で打ち合わせをしてくれて、すごく親身になって対応してくれたりしたのが良かったです。 週次の打ち合わせの中では、最初は「こんなこと聞いていいのかな」という思いがあって質問できなかったのですが、 「ここがよくわかりません」「それは違うのではないですか」などを率直に伝えてみて、回を重ねていくにつれて「こんなことも聞いていいんだ」と段々分かるようになり、 何でも聞くことができるようになりました。

今は保守期間中ですが、保守期間もチャットツールなど、もっと手軽に聞ける環境があると良いですね。 電話の対応だと、「電話するほどでもないのかな」と思う内容もあるのでついためらってしまいます。

クラウド移行にあたって、サン・エム・システムさんとたくさん話ができました。 まだITに関してそこまで詳しくなったわけではないので、クラウドについてはこれからかなと思います。

今後期待したいこととしては、社内の複数の業務システムが別々の企業のソフトが入っていて連携していないのが悩みなので、これがITによって解決できると嬉しいですね。