導入事例 CASE STUDY

当社は首都圏を中心に賃貸・売買・管理を手がける総合不動産会社です。営業拠点は複数あり、各支店にはそれぞれ数名のスタッフが在籍しています。お客様に安心して不動産取引を行っていただくため、社内のITインフラ整備やデジタル化にも積極的に取り組んでいます。

社内ネットワークの運用管理や各種システムの保守対応、社員からのIT問い合わせへの対応が主な業務です。加えて近年は、業務効率化に向けたツール導入の検討や、セキュリティ強化といった企画・推進業務も求められるようになっており、対応範囲が年々広がっています。

最も大きな課題は、各拠点から寄せられる「PCが起動しない」「システムにログインできない」といった問い合わせ対応が業務の大半を占めてしまっていたことです。不動産業は拠点数が多く、ITに不慣れなスタッフも多いため、問い合わせ件数が他業種より多い傾向があります。
情シスとして本来注力すべき、グループ会社が規定したセキュリティルールに合わせた対策や、会社全体で進めているDX推進プロジェクトには、なかなか時間を割けない状態が続いていました。また、長年の慣習で特定の担当者しか把握していない業務が多く、その担当者が不在の際に対応が滞るという属人化の問題も抱えていました。

実は、グループ会社からのご紹介がきっかけでした。グループ会社では以前から、運用整理やシステム企画面での支援をサン・エム・システムさんにお願いしており、そうした実績への評価が今回の導入を後押ししてくれました。
実際にお話をお伺いする中でも、最初の提案の段階から「何をアウトソースできるか」を具体的に示してもらえた点が大きかったです。他社は「お任せください」という定性的な話が多かったのですが、サン・エム・システムさんは対応範囲を整理した上で、優先順位をつけて提案してくださいました。
また、単に「やります」ではなく、業務の進め方や管理方法まで含めて一緒に考えてもらえる姿勢が伝わったことも、安心して依頼できると感じた理由です。

丁寧で細かく、報告がきちんとしている、という印象がまず強いです。月次の定例会では、その月の対応件数や内容、気になった点まで細かく報告してもらえるので、現場の状況が把握しやすくなりました。
特に助かったのは、担当者の方が社内調整のハブ役を担ってくれた点です。我々からの要望を受けて、必要な関係者に確認を取りながら進めてもらえるので、我々が一から全部指示しなくても動いてもらえます。
実は業務整理については以前から自分たちでも取り組んでいたのですが、難易度の高い部分やリソースの制約から思うように進められずにいました。最初の業務整理の段階から「どこから手をつければよいか」を一緒に考えてもらえたのはとても助かりました。

現在は問い合わせ対応とアカウント管理が中心ですが、今後はアウトソースの範囲をさらに広げていきたいと考えています。社内DXの推進は会社全体の方針でもあり、情シスとして企画・推進に専念できる体制を整えることが急務です。
また、セキュリティ対策についても、グループ会社が規定するガバナンスへの対応は一巡しましたが、今後は継続的な見直しと強化にも取り組んでいきたいと考えています。
将来的には、社内問い合わせへの対応にAIチャットボットを活用することも視野に入れています。問い合わせの一次対応を自動化できれば、さらに工数を削減できると期待しています。まずは現在の体制を安定させながら、段階的にアウトソースの範囲を拡張していく予定です。