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個人情報保護方針 PRIVACY POLICY

個人情報保護方針

サン・エム・システム株式会社(以下、「当社」という)は、ITシステムの企画・設計・開発・運用支援の受託業務を行う特性から、個人情報を取扱う機会が増大しております。当社においては、『個人情報の保護』の重要性を切に感じており、個人情報を保護することは社会的責務であると考えます。当社では、事業の用に供する全ての個人情報を適切に保護するため、次の通り個人情報保護方針を定め、すべての役員及び従業員に周知徹底させ、個人情報の適正管理に努めます。

1.[個人情報保護マネジメントシステムの構築・運用]

当社では、個人情報の保護に関するJIS規格(JIS Q 15001:2017)に準拠したマネジメントシステム(以下、個人情報保護マネジメントシステム)を策定し、すべての役員及び従業員に対して個人情報保護の重要性を周知徹底し、個人情報の適正管理に努めます。

2.[個人情報の適切な取扱い]

当社では、個人情報を収集する場合には、その利用・提供の目的を明確にし、目的達成のための必要な範囲を定め、その範囲内での利用に限らせて頂きます。個人情報の収集は、適法かつ公正な手段によりこれにあたらせて頂きますとともに、ご本人から同意を得た範囲外での個人情報の利用・提供・開示は行いません。また、個人情報を取り扱う業務を外部に委託する場合には、当社と同様の個人情報保護レベルを維持するために、契約書や覚書によって適切に管理することを求めます。

3.[法令及び規範の遵守]

当社は、個人情報の保護に関連する法律や条例、国が定める指針、関連するガイドラインを遵守いたします。

4.[個人情報に関する事件・事故の予防及び是正]

当社では、業務として扱うすべての個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩等に対して適切な予防処置を講じます。また、万が一個人情報に関する事件・事故が発生した場合には、被害の拡大を防止する措置を講じた上で再発を防止するための是正措置を講じます。

5.[苦情及び相談への対応]

当社では、ご本人からの個人情報の取り扱いに関する苦情や、個人情報の照会・修正要求等の各種お問い合せに対応するための窓口を設置し、これらの適切な処置にあたらせて頂きます。

6.[継続的改善]

当社では、個人情報に関する法令や規範の改定や社会的環境の変化等を考慮して個人情報保護マネジメントシステムを見直し、継続的な改善に努めてまいります。


作成 平成18年 9月 4日
更新 平成30年 9月 1日
サン・エム・システム株式会社
代表取締役 箕田美也

[お問合せ窓口]

個人情報保護方針に関するお問い合わせにつきましては、下記窓口で受け付けております。
サン・エム・システム株式会社 個人情報問合せ窓口
住所 〒103-0006
東京都中央区日本橋富沢町11-1
TEL 03-5847-8356(受付時間 10時~17時※)
FAX 03-5640-5887
※土・日曜日、祝祭日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

■ 個人情報の取り扱いについて

事業者の名称

サン・エム・システム株式会社

個人情報保護管理者

取締役 橋本晶子

当社で取り扱う個人情報の利用目的

(1)当社は、以下の利用目的の範囲内でのみ個人情報を取得し、利用いたします。

a) お取引様のご担当者の個人情報

・営業活動、商談、契約締結ならびにこれらに伴う連絡等
・お客さまから寄せられた質問やコメントに対する回答
・各種のお問い合わせへの対応
・当社の入退室記録等のセキュリティ管理
b) 当社のITソリューションサービス及びシステム受託開発で取扱う個人情報

・クラウドサービスのシステムメンテナンス及び保守業務
・キッティング作業、クラウドサーバの導入支援作業等の受託業務
・各種会員制サービスの提供
・アンケートをもとにしたサービスを向上させるための分析
・システム開発・運用・保守など、当社お取引様から委託された業務の履行
c) 協力会社のご担当者及び技術者の個人情報

・当社が行うシステム開発業務の要員調達のための商談及び契約締結業務
・システム開発の受注活動のための委託元への提案
・委託元への入館申請手続き
d) 採用応募者の個人情報

・採用選考及びこれに付随する連絡・通知
e) 従業者の個人情報

・従業者の雇用契約及び労務管理業務
・当社の業務の履行及び広報活動

*なお、当社が直接書面により個人情報を取得する採用応募者及び従業者については、書面により具体的な利用目的及び個人情報の取扱いについて明示し、ご本人の同意を得るものとします。

(2)当社は、本人に事前の同意を得ないで個人情報を第三者に提供しません。ただし、法令にて例外とされている下記の場合は除きます。
a)利用目的を本人に通知し、または公表することによって本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
b)利用目的を本人に通知し、または公表することによって当社の権利または正当な利益を害するおそれがある場合
c)国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
d)取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合


個人情報の取扱いの委託を行うことが予定される場合の事項

当社が定める水準を満たしている委託先に個人情報の取り扱いを委託することがあります。委託先とは「情報漏洩防止に関する契約書」を交わし、委託する個人情報の安全管理が図られるよう、委託先に対する必要、かつ、適切な監督を行ないます。

本人が個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に本人に生じる結果

お客さまの個人情報の当社への提供は、任意でございますが、個人情報をご提供いただけない場合は、お問い合わせにご回答できない場合がありますのでご了承ください。

本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得

クッキーやウェブビーコン等を用いるなどして、本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得は行っておりません。

個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、ご相談窓口

[電話によるお問い合わせ、ご相談]
03-5847-8356 個人情報相談窓口まで
平日 9:00~17:00
[開示請求書等の送付先]
〒103-0006
東京都中央区日本橋富沢町11-1日本橋富沢町111ビル7F
個人情報相談窓口

個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、ご相談の手順

1. 個人情報 開示等の範囲
当社は、上記の「当社が取扱う個人情報の利用目的」(1)のうち、a)、d)、e)の個人情報について、ご本人様からの開示等の請求等に誠意をもって対応します。また、その結果、誤り等があればご自身の個人データの訂正や利用の停止を求めることができます。

※法令の定めにより、開示等のご請求に応じられない場合があります。ご請求に応じられない場合は、その理由をお知らせいたします。

2. 開示等の請求方法
開示等(開示、利用目的の通知、訂正、使用停止、消去)を行うに際しては、受付窓口に請求内容をお伝え下さい。後日、所定の「個人情報開示申請書」を郵送致しますので、必要事項を記入の上、本人確認書類(運転免許証、健康保険証)の写しとともに、当社「お客様相談窓口」宛にご郵送ください。
本人であることの証明として、申請時に、以下の証明書のうち1つの、写しを「個人情報開示申請書」と同封して下さい。
①運転免許証(本籍地については、塗りつぶしの上送付ください)
②健康保険証
③パスポート
④住民票

また、代理人もしくは成年後見人による申請の場合には、上記に記載の書類に加えて、本人からの委任状及び本人の印鑑証明書、並びに代理人の運転免許証、健康保険証、パスポートのコピー及び住民票の写しのうちいずれかを提出して下さい。

3. 開示に関する手数料
当該求めに係る措置の実施について手数料(1,000円)を申し受けます。1,000円分の郵便切手を「個人情報開示申請書」に同封してください。

4. 開示方法
ご請求に対する対処結果については書面にて、送付頂いた証明書に記載されている住所宛に書留郵便で発送させて頂きます。
尚、お電話による回答は致しませんのでご了承下さい。また、訂正および利用停止請求につきましては、開示請求に対する当社からの回答書とともに、必要書類を送付させていただきます。

認定個人情報保護団体への登録

当社は、2009年11月1日現在、「個人情報保護に関する法律」第37条第1項に基づく、認定個人情報保護団体への登録を完了し、認定対象事業者となっております。
[認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先]
一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)
苦情解決申出先:〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル11F
個人情報保護苦情相談室 ℡0120-700-779/03-5860-7565
*なお、当社の商品・サービスに関する問合せ先ではありません。