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個人情報保護方針 PRIVACY POLICY

個人情報保護方針

サン・エム・システム株式会社(以下、「当社」という)は、 ITシステムの企画・設計・開発・運用支援の受託業務を行う特性から、個人情報を取扱う機会が増大しております。
当社においては、『個人情報の保護』の重要性を切に感じており、個人情報を保護することは社会的責務であると考えます。

1.[個人情報保護マネジメントシステムの構築・運用]

当社では、個人情報の保護に関する JIS規格(JIS Q 15001:2006)に準拠したマネジメントシステム (以下、個人情報保護マネジメントシステム)を策定し、 すべての役員及び従業員に対して 個人情報保護の重要性を周知徹底し、個人情報の適正管理に努めます。

2.[個人情報の適切な取扱い]

当社では、個人情報を収集する場合には、その利用・提供の目的を明確にし、 目的達成のための必要な範囲を定め、その範囲内での利用に限らせて頂きます。 個人情報の収集は、適法かつ公正な手段によりこれにあたらせて頂きますとともに、 ご本人から同意を得た範囲外での個人情報の利用・提供・開示は行いません。 また、個人情報を取り扱う業務を外部に委託する場合には、当社と同様の個人情報保護レベルを維持するために、 契約書や覚書によって適切に管理することを求めます。

3.[法令及び規範の遵守]

当社は、個人情報の保護に関連する法律や条例、国が定める指針、関連するガイドラインを遵守いたします。

4.[個人情報に関する事件・事故の予防及び是正]

当社では、業務として扱うすべての個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩等に対して適切な予防処置を講じます。 また、万が一個人情報に関する事件・事故が発生した場合には、被害の拡大を防止する措置を講じた上で再発を防止するための是正措置を講じます。

5.[苦情及び相談への対応]

当社では、ご本人からの個人情報の取り扱いに関する苦情や、 個人情報の照会・修正要求等の各種お問い合せに対応するための窓口を設置し、これらの適切な処置にあたらせて頂きます。

6.[継続的改善]

当社では、個人情報に関する法令や規範の改定や社会的環境の変化等を考慮して 個人情報保護マネジメントシステムを見直し、継続的な改善に努めてまいります。


作成 平成18年 9月 4日
更新 平成27年 8月 4日
サン・エム・システム株式会社
代表取締役 箕田美也

個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、ご相談窓口

[電話によるお問い合わせ、ご相談]
03-5847-8356 個人情報相談窓口まで
平日 9:00~17:00
[開示請求書等の送付先]
〒103-0006
東京都中央区日本橋富沢町11-1日本橋富沢町111ビル7F
個人情報相談窓口

個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、ご相談の手順

1. 個人情報 開示等の範囲
個人情報の本人様は当社が保有するご自身の個人データの開示を求めることができます。 また、その結果、誤り等があればご自身の個人データの訂正や利用の停止を求めることができます。

※ご本人以外はお手続きできません。 ※法令の定めにより、開示等のご請求に応じられない場合があります。ご請求に応じられない場合は、その理由をお知らせいたします。
2. 開示等の請求方法
開示等(開示、利用目的の通知、訂正、使用停止、消去)を行うに際しては、受付窓口に請求内容をお伝え下さい。 後日、所定の「個人情報開示申請書」を郵送致しますので、必要事項を記入の上、 本人確認書類(運転免許証、健康保険証)の写しとともに、当社「お客様相談窓口」宛にご郵送ください。
本人であることの証明として、申請時に、以下の証明書のうち1つの、写しを「個人情報開示申請書」と同封して下さい。
①運転免許証(本籍地については、塗りつぶしの上送付ください)
②健康保険証
③パスポート
④住民票

また、代理人もしくは成年後見人による申請の場合には、上記に記載の書類に加えて、本人からの委任状及び本人の印鑑証明書、 並びに代理人の運転免許証、健康保険証、パスポートのコピー及び住民票の写しのうちいずれかを提出して下さい。

3. 開示に関する手数料
当該求めに係る措置の実施について手数料(1,000円)を申し受けます。1,000円分の郵便切手を「個人情報開示申請書」に同封してください。

4. 開示方法
ご請求に対する対処結果については書面にて、送付頂いた証明書に記載されている住所宛に書留郵便で発送させて頂きます。
尚、お電話による回答は致しませんのでご了承下さい。 また、訂正および利用停止請求につきましては、開示請求に対する当社からの回答書とともに、必要書類を送付させていただきます。

ご本人様から、直接書面以外の方法によって取得した個人情報の利用目的

以下の利用目的の範囲内でのみ利用いたします。

・当社お取引様との営業、商談業務
・当社お取引様との連絡業務
・当社お取引様への入館証申請業務
・会報掲載などの連絡業務
・HP掲載などの広報業務
・職業安定所への届出
・年末調整業務への利用
・採用応募に関する業務への利用

ただし、法令にて例外としていされている下記利用目的の場合、掲載を除いております。
a)利用目的を本人に通知し、または公表することによって本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
b)利用目的を本人に通知し、または公表することによって当社の権利または正当な利益を害するおそれがある場合
c)国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、 利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
d)取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

開示対象個人情報の利用目的

全ての開示対象個人情報の利用目的は、下記のとおりです。

・緊急時の連絡
・従業員の雇用契約管理
・従業員の現在住所管理
・従業員に対する人事業務
・会報掲載などの連絡業務
・HP掲載などの広報業務
・個人情報の利用目的の通知およびその同意確認の為
・従業員の勤怠管理
・職業安定所への届出
・当社営業開始、終了時刻の管理
・当社ご来訪者の記録
・当社お取引様への入館証申請業務

ただし、法令にて例外としていされている下記利用目的の場合、掲載を除いております。
a)利用目的を本人に通知し、または公表することによって本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
b)利用目的を本人に通知し、または公表することによって当社の権利または正当な利益を害するおそれがある場合
c)国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、 利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

認定個人情報保護団体への登録

当社は、2009年11月1日現在、「個人情報保護に関する法律」第37条第1項に基づく、 認定個人情報保護団体への登録を完了し、認定対象事業者となっております。
[認定個人情報保護団体]
一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)
苦情解決申出先:〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル11F ℡0120-700-779